Privacy en Veiligheid

1. Wie is ADO-RE?

ADO-RE B.V., gevestigd te Zeist, ingeschreven bij de KvK onder nummer 42093183, is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die u via deze website of via een lopend traject met ons deelt. Voor specifieke vragen over deze verklaring kunt u contact opnemen via privacy@adore.network.

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Contactgegevens van opdrachtgevers (naam, functie, organisatie, e-mailadres, telefoonnummer)
• Identificerende gegevens van werknemers en Poolse letselschadeslachtoffers in een AD-traject (naam, geboortedatum, BSN — versleuteld opgeslagen)
• Functie- en arbeidsgegevens (functienaam, contractvorm, dienstjaren, salaris, ploegendienst)
• Belastbaarheids­gegevens in de context van het AD-onderzoek (geen medisch dossier; uitsluitend functionele beperkingen)
• Communicatie­gegevens (e-mails, telefoonnotities, gespreksverslagen)
• Inlog- en audit-gegevens van portal-gebruik (IP-adres, tijdstempel, dossier-id)
• Nieuwsbriefgegevens (e-mailadres, inschrijfdatum, bevestigingsstatus, bron van de inschrijving)

3. Voor welk doel?

Wij verwerken deze gegevens uitsluitend voor:

• Het uitvoeren van een arbeidsdeskundig onderzoek voor een directe werkgever of flexorganisatie conform het toepasselijke re-integratiekader (grondslag: wettelijke verplichting van uw werkgever, uitgevoerd onder uw geïnformeerde instemming)
• Re-integratie-advisering en spoor 1/2-begeleiding (grondslag: uitvoering overeenkomst)
• Arbeidsdeskundige expertise voor een Pools letselschadeslachtoffer, onafhankelijk van een arbeidsrelatie (grondslag: uitvoering overeenkomst)
• Communicatie tussen opdrachtgever, betrokkene en arbeidsdeskundige (grondslag: gerechtvaardigd belang)
• Wettelijke bewaarplicht ten behoeve van UWV-evaluaties (grondslag: wettelijke verplichting)
• Kwaliteitsverbetering van ons dienstverleningsproces (grondslag: gerechtvaardigd belang, geaggregeerd)
• Het versturen van de nieuwsbrief waarvoor u zichzelf heeft ingeschreven (grondslag: toestemming; uitschrijven kan in elke mail)

4. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Wij hanteren een gedifferentieerde bewaartermijn:

• WVP-dossiers: 2 jaar na afronding traject (conform UWV-bewaarplicht en eerstejaars­evaluatie-eisen)
• Letselschade-dossiers: in beginsel 10 jaar na sluiting, tenzij een wettelijke plicht of het concrete dossier een andere bewaartermijn vereist.
• Communicatie zonder dossier: 6 maanden
• Boekhouding (facturen, btw): 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
• Inlog- en audit-logs: 18 maanden (security)
• Nieuwsbrief-inschrijvingen: tot uitschrijving, plus maximaal 24 maanden bewijs van toestemming

Na verloop van bovenstaande termijnen worden gegevens automatisch vernietigd via de retentie-job in onze portal.

5. Waar staan de gegevens?

Alle persoonsgegevens worden opgeslagen op servers binnen de Europese Economische Ruimte (EER). Wij maken géén gebruik van Amerikaanse cloud-leveranciers voor productie-gegevens. Concrete hosting-locaties:

• Portal-database (PostgreSQL): TransIP datacenter Amsterdam (NL)
• Document-opslag (versleuteld): Hetzner datacenter Falkenstein (DE)
• E-mail / agenda: Mailbox.org (DE) en Proton Mail (CH — adequaatheid­besluit)

6. Uw rechten

U heeft conform AVG recht op:

• Inzage in de gegevens die wij van u verwerken
• Rectificatie als gegevens onjuist of onvolledig zijn
• Wissing (recht om vergeten te worden) — onder voorbehoud van wettelijke bewaarplicht
• Beperking van de verwerking
• Dataportabiliteit — wij leveren uw gegevens in machinaal leesbaar formaat
• Bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
• Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl)

Verzoek tot uitoefenen van een recht: mail naar privacy@adore.network. Wij reageren binnen 30 dagen.

7. Beveiliging

Wij beschermen uw gegevens met technische en organisatorische maatregelen:

• TLS-versleuteling van alle dataverkeer
• At-rest encryptie van documenten (AES-256)
• BSN-versleuteling op veldniveau in de database
• Twee-factor-authenticatie verplicht voor alle portal-gebruikers
• Toegang op need-to-know-basis · uitgebreid audit-log
• Jaarlijkse security-audit door externe specialist
• Dataverwerkers­overeenkomsten met alle leveranciers

8. Cookies

Onze website (adore.network) gebruikt uitsluitend functionele cookies en geanonimiseerde Plausible Analytics (zelfgehost in EER). Wij gebruiken géén tracking-cookies, géén third-party advertentie­netwerken en géén Google Analytics. Een cookie-banner is daarom niet vereist.

9. Wijzigingen

Deze privacyverklaring kan wijzigen. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met versie­datum in de header. Wezenlijke wijzigingen communiceren wij actief naar lopende opdrachtgevers.